Document Management System: qué es y características

Enviado por Daniel Muñoz Egido el Mié, 09/01/2019 - 09:00
nube de etiquetas con los términos más frecuentes en la gestión de documentos

De una manera simplificada, un Document Management System es aquel sistema que una organización emplea para gestionar, compartir y almacenar documentos de manera integrada a sus flujos de trabajo y ajustados a los procesos, reglas de negocio y diferentes conjuntos de metadatos.

 

La gestión de documentos es el proceso de organización, archivo y almacenamiento de todos los documentos utilizados en cualquier organización (Smart Sheet, 2018)

Si intentamos simplificar aún más esta definición podríamos decir que un DMS es aquel sistema que automatiza el ciclo de vida de los documentos utilizados por una organización. Los Sistemas de Gestión de Documentos fueron diseñados para ayudar a las organizaciones en la creación y almacenamiento de documentos a través de un repositorio centralizado y ajustados a los diferentes flujos de trabajo de la misma. Y aquí aparecen dos términos importantes para entender este concepto: organización y repositorio.

 

Un DMS gestiona el almacenamiento, etiquetado, estructura y versionado de documentos discretos en múltiples formatos, asociados cada uno de ellos a metadatos (datos enlazados a documentos que los describen) (Clark 2008).

 

Todos los Sistemas de Gestión de Documentos están diseñados para que un usuario miembro de una determinada organización, con los permisos necesarios, pueda crear, modificar, ver y almacenar documentos en un repositorio centralizado e incluso compartirlo con otros miembros de la organización, supervisores o clientes. También se podrán determinar las necesarias restricciones (permisos) para determinar qué usuarios pueden hacer qué cosas con los distintos documentos y en el propio sistema. En la actualidad el 90% de los DMS son soluciones basadas en la nube, lo cual implica que el repositorio se encuentra en un máquina servidora en muchas ocasiones fuera de la propia organización y es accesible a través de protocolos web cuando no simplemente a través de un navegador.

Por último, y para terminar resumiendo esta primera parte introductorio, podemos decir que:

 

Los Sistemas de Gestión Documental (SGD), por tanto, son sistemas que agrupan operaciones y técnicas de la gestión administrativa general, observando los principios de la archivística y aplicando la normativa vigente al respecto, con el objetivo de coordinar y controlar las funciones y actividades específicas relacionadas con la gestión de documentos, en todas sus fases, incluyendo la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los mismos, protegiendo sus características estructurales y contextuales y garantizando su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo (Mateos Cotrina 2018).

 

¿Qué funciones debe tener un Document Management System?

Según Forcada Matheu (2005), las funcionalidades que cualquier DMS debería tener son: facilidad de uso, visionado sin la necesidad del empleo de la aplicación original con la que fueron creados los documentos, funciones de anotación y marcado, impresión, flujos de trabajo y ciclos de vida del documento, revisión y control de versiones, seguridad del documento, relaciones entre documentos, informes de estado y gestión de la distribución y acceso remoto.

 

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Imagen: Learnitude Technologies

 

Ampliando la descripción de estas funciones y añadiendo algunas que echamos en falta podríamos decir que un DMS, cuando al menos, debería tener las siguiente funciones:

  • Añadir documentos y archivos: ya sea mediante la inserción manual y automática, permitiendo la creación directa a través de alguna herramienta propia o de terceros de edición de textos, mediante correo electrónico, en diferentes formatos y pudiendo al mismo tiempo establecer las pertinentes restricciones de acceso que consideremos necesarias.
  • Integración con otras herramientas de la organización: principalmente, con la suite ofimática empleada por nuestros trabajadores, como puede ser Microsoft Office, Libre Office, Salesforce o el Sistema de Gestión de Contenidos CMS.
  • Control del flujo de trabajo: el sistema debe permitir la adición, edición y compartición de los documentos, de manera colaborativa y entre los miembros de la organización siguiendo un proceso reglado hasta la publicación o almacenamiento de los mismos.
  • Gestión de proyectos: la herramienta debe permitir que los documentos creados, capturados o generados puedan ser organizados, etiquetados y almacenados en relación a proyectos o etapas de proyectos, junto con las funcionalidades necesarias que nos permitan asignar los permisos necesarios para que sólo los miembros del proyecto puedan realizar acciones de un proyecto/s determinado/s , configurar sistemas de alertas o notificaciones para los miembros del equipo, etc.
  • Colaboración: el sistema debe permitir el trabajo en cualquier lugar y a través de múltiples dispositivos, de manera simultánea entre los miembros del equipo y poniendo a disposición de los mismos diferentes herramientas de comunicación, tanto síncrona como asíncrona.
  • Control de versiones: de los procesos de colaboración y flujos de trabajo, en los que en un mismo documento / contenido pueden trabajar varias personas al mismo tiempo, pueden surgir diversos problemas a la hora de gestionar las modificaciones que se hacen sobre éstos de manera simultánea o la posibilidad de revertir algún cambio realizado a una versión anterior. Un editor del DMS con los permisos pertinentes, debe poder, de una manera sencilla, identificar la última versión de un documento, los últimos cambios realizados en éste y volver a una versión anterior del mismo anulando dichos cambios.
  • Seguridad y control de permisos: uno de los factores de seguridad más importantes de nuestro DMS será la posibilidad de controlar de una manera eficiente, estricta y precisa qué y cuándo puede hacer cada uno de los usuarios de la herramienta.  Otro de los elementos de seguridad que más debemos vigilar a la hora de administrar nuestro sistema de gestión de documentos son los factores de autenticación, es decir, la forma en la que los usuarios se identifican a la hora de acceder a la herramienta.
  • Cumplimiento con la legislación y otros estándares: muchos sectores se encuentran estrictamente regulados y por lo tanto el sistema de gestión de documentos empleado por organizaciones que realicen su actividad dentro de los mismos deben estar preparados para que la documentación generada y gestionada por dichas organizaciones pueda cumplir con dicho marco regulatorio. No debemos dejar de tomar en consideración, de manera general, la leyes de protección de datos y en especial la última la actualización de la GDPR (General Data Protection Regulation) realizada por la Unión Europea y que ha supuesto un importante avance en la regulación de los datos de los usuarios en Internet.

Además de estas funciones, el Document Management System que empleemos en nuestra organización debería tener, desde el punto de vista tecnológico, como herramienta, las siguientes características u opciones:

  • Interfaz intuitiva: un DMS, y en general cualquier herramienta destinada a ser utilizada en el seno de una organización, será utilizada por un amplio conjunto de usuarios diversos, con diferentes habilidades y destrezas tecnológicas, por lo que el Sistema de Gestión de Documentos no debe ser difícil de aprender ni de usar. La interfaz, por lo tanto, debe ser intuitiva y fácil de aprender a la hora de aproximarse a ella por primera vez.
  • Estructura del directorio sencillo y fácil de comprender: uno de los principio básicos en la gestión del DMS será la creación del árbol de directorios del mismo en los que serán clasificados y organizados los documentos creados y utilizados por la organización. El usuario de la herramienta debería poder comprender rápidamente cómo y dónde los documentos son organizados y almacenados,  y la estructura lógica del árbol de directorios.
  • Adaptabilidad al etiquetado y nomenclatura de los documentos: cada organización posee una idiosincrasia concreta a la que debe adaptarse el DMS, con una nomenclatura concreta en función de sus procesos propios.
  • Accesibilidad a través de diversas plataformas: cada vez más el espacio de trabajo es más virtual y los miembros de la organización se conectan a él a través de múltiples dispositivos en cualquier lugar del mundo y a cualquier hora del día, por lo que nuestra herramienta DMS debe adaptarse a esta realidad y ser accesible desde cualquier localización empleando para ello diversas plataformas.
  • Búsqueda avanzada: debemos poder localizar un determinado documento del repositorio de muy diversas manera y a través de múltiples campos.
  • Capacidad de almacenamiento presente y futuro: a la hora de implementar un sistema de gestión de documentos, una de las cosas que más nos cuesta determinar son las necesidades presentes y futuras de almacenamiento que tiene y tendrá la organización. Por lo tanto, y ante la incapacidad en muchas ocasiones de prever dicha necesidad, nuestro sistema debe ser lo suficientemente escalable en este sentido.
  • Soluciones integradas de Chat y notificaciones por email: como parte del sistema de colaboración y los flujos de trabajo la herramienta debe ofrecer herramientas de comunicación síncrona, como es el chat, o asíncrona como son los foros o los mensajes por email.
  • Archivo o archivado: muchos marcos regulatorios obligan a la conservación de los (o algunos) documentos durante un periodo de tiempo determinado, por lo que la herramienta que hayamos seleccionado para la gestión de los mismos debe permitirnos establecer los periodos de conservación de los documentos y programar las debidas y necesarios acciones de eliminación y expurgo. A este conjunto de acciones las solemos conocer como funciones de archivo o archivado de documentos, dentro de las cuales y con un papel importantísimo, se encuentra el metaetiquetado.
  • Funciones de soporte: la organización, ya sea a través de una organización externa o por miembros de la organización, debe ofrecer soporte al usuario para que se puedan solucionar, de una manera rápida y fiable, los diferentes problemas que puedan ir surgiendo. En el caso de las herramientas open source muchas veces nos ocurre que no sabemos dónde acudir cuándo estos problemas surgen, ya que el concepto de comunidad frecuentemente nos resulta etéreo y en ocasiones ajeno.Lo mejor en este caso es que haya un miembro de la organización que profundice en el uso y administración del DMS open source empleado por la organización y que pueda servir de apoyo al resto de usuarios de la herramienta.

Sólo hemos pretendido hacer una pequeña aproximación a las Sistema de Gestión de Documentos, con sus características básicas. Actualmente podemos encontrar muy diversas opciones tanto privativas como open source, con amplias opciones, tanto en funcionalidades como en posibilidades de integración, tanto con suites ofimática como con Sistemas de Gestión de Contenidos u otras herramientas de publicación.

¿Echas de falta alguna función o característica en concreto que debería estar en esta entrada de blog? Nos puedes dejar tu opinión en los comentarios.

 

 

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